Allmänna handlingar

Kommunen registrerar de handlingar som finns hos kommunen. Det kallas för diarieföring. Du har rätt att ta del av allmänna handlingar om de inte är hemliga.

Ta del av handlingar

En handling innehåller information av något slag. Några exempel på handlingar är:

  • brev
  • protokoll
  • beslut
  • e-post
  • video- och ljudupptagningar.

Du kan ta del av en handling hos oss om den är allmän och inte innehåller sekretessbelagda uppgifter (läs mer om sekretessbelagda uppgifter längre ner). Handlingen är allmän om den har kommit in till oss eller har upprättats hos oss.

Varje nämnd i kommunen har ett eget diarium där vi samlar handlingar. Diarierna sköts av förvaltningarna. För att ta del av en handling ska du vända dig kontaktcenter.

När får du inte ta del av en handling?

Du kommer inte att få ta del av en handling:

  • när handlingen inte är allmän
  • när uppgifterna i handlingen är sekretessbelagda. Om bara vissa uppgifter är sekretessbelagda lämnas handlingen ut i maskat skick. 

Vad innebär sekretess?

Vissa uppgifter i allmänna handlingar är sekretessbelagda. Det betyder att vi inte får lämna ut uppgifterna till allmänheten.

Om du får beskedet att du inte får ta del av uppgifterna i handlingen på grund av sekretess får du också information om hur du kan göra för att få ett beslut som du sen kan överklaga.

Får du ta med handlingar hem?

Du får inte ta med dig originalhandlingar hem.

Du kan ta del av handlingar genom att:

  • läsa dem i kommunens lokaler
  • skriva av dem eller fotografera dem med exempelvis mobilkamera
  • be om att få en kopia på handlingen hemskickad, mot en eventuell kostnad för kopiorna.
  • be om att få handlingen kopierad på plats, mot en eventuell kostnad för kopiorna.

Vad kostar det att ta del av en allmän handling?

Om du vill ha kopior på handlingar kan det innebära en avgift.

I författningssamlingen på vår webbplats hittar du kommunens taxor och avgifter. Där kan du läsa mer om vilka avgifter som gäller för att kopiera allmänna handlingar. 

Hur fort kan du få handlingarna?

En allmän handling ska lämnas ut så fort det går. Det kan ibland ta längre tid om det är många handlingar som begärts ut eller om det krävs omfattande sekretessbedömningar.

Kan du få handlingar via e-post?

Vi är inte skyldiga att lämna ut handlingar via e-post men vi ger ofta den servicen.

Dataskyddsförordningen kan göra att vi inte får lämna ut handlingar elektroniskt.

Så här hanterar vi din begäran

Vi undersöker:

  • om handlingen du efterfrågar finns hos oss
  • om det är en allmän handling
  • om uppgifter i handlingen omfattas av sekretess och om det i så fall finns sekretessbrytande bestämmelser.

Om vi avslår din begäran om att få ta del av en allmän handling kan du begära att få ett skriftligt beslut (ett överklagningsbart beslut) av myndigheten. Ett sådant beslut kan överklagas till domstol.

Om du besöker kommunen för att göra din begäran är det inte säkert att du kan få ett besked i ärendet direkt på plats.

Du får vara anonym

Du behöver inte tala om vem du är när du begär ut allmänna handlingar. Du behöver heller inte berätta varför du vill ha handlingarna.

När en handling innehåller uppgifter som omfattas av sekretess, kan vi behöva veta vem som begär ut handlingen för att kunna göra en sekretessprövning.

Du kan överklaga

Om du nekas att ta del av en handling, helt eller delvis, får du information om hur du kan få ett skriftligt beslut som kan överklagas till kammarrätten.

Din kontakt med oss kan bli en allmän handling

Även informationen om din egen kontakt med kommunen kan komma att bli en allmän handling som kan läsas av andra.